Fahrzeugüberlassung an Arbeitnehmer – Zuzahlung und Kostentragung

Allgemeines

Zwei aktuelle Urteile des Bundesfinanzhofs vom 30.11.2016 veranlassen uns das vorliegende Thema nochmals aufzugreifen und insbesondere in Fällen der Zuzahlung und teilweisen Kostentragung des Arbeitnehmers zu aktualisieren.

Der Bundesfinanzhof ist hier von der Auffassung der Finanzverwaltung zugunsten der Steuerpflichtigen abgewichen.

Fahrzeugüberlassung als Arbeitslohn

Betriebliche Kraftfahrzeuge die zum Betriebsvermögen des Arbeitgebers rechnen führen in der Regel zu einem geldwerten lohnsteuerpflichtigen Vorteil beim Arbeitnehmer. Dies gilt allerdings für bestimmte Arten von Kraftfahrzeugen, hier insbesondere Lkw, nicht, da diese für eine private Nutzung nicht in Frage kommen.

Nutzungsmöglichkeiten des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer kann das ihm überlassene Kraftfahrzeug vielfältig nutzen. Zunächst wird er es überwiegend für die eigentliche Nutzungsüberlassung, nämlich für die Dienstfahrten die er im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers tätigt, nutzen. Darüber hinaus kann er es, je nach Vertragsgestaltung auch für Privatfahrten oder für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder in besonderen Fällen auch für Heimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung nutzen.

Ermittlung des geldwerten Vorteils

Grundsätzlich steht es dem Arbeitnehmer frei, über die Wertermittlung selbst zu bestimmen.

Ihm ist es gestattet durch Führung eines Fahrtenbuches die tatsächliche private Nutzung oder anderweitige Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nachzuweisen. Hier ist darauf zu achten, dass das Fahrtenbuch tatsächlich ordnungsgemäß geführt wird.

In diesem Fall werden sowohl die Privatfahrten als auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und ggf. auch die Heimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung nach den tatsächlichen Kosten im Verhältnis dieser Fahrten zu den anderen Dienstfahrten ermittelt.

Wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, ist grundsätzlich die Ermittlung mit monatlich 1,0 % des inländischen Listenpreises des Kraftfahrzeuges durchzuführen. In diesem Fall sind für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zusätzlich monatlich für jeden Entfernungskilometer 0,03 % des inländischen Listenpreises der Besteuerung zugrunde zu legen. Für Heimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung ist in diesem Fall für jeden Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Ort des eigenen Hausstandes 0,002 % des inländischen Listenpreises für jede Fahrt anzusetzen.

Überlassungsvertrag mit Nutzungsverbot

Die Besteuerung als geldwerter Vorteil setzt allerdings voraus, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer tatsächlich ein Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen hat. Wenn dies vertraglich ausgeschlossen ist und der Arbeitnehmer gleichwohl das Kraftfahrzeug privat nutzen sollte geschieht dies unbefugt. Eine unbefugte Privatnutzung eines betrieblichen Pkws hat dagegen keinen Lohn-Charakter weil der Vorteil, den der Arbeitnehmer hier erzielt, gegen den Willen des Arbeitgebers erreicht wird. Damit wird das Kraftfahrzeug nicht im Rahmen oder für eine Beschäftigung überlassen.

Nach der derzeitigen höchstrichterlichen Rechtsprechung ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die entsprechende Nutzung durch seinen Arbeitnehmer besonders zu überwachen.

Zuzahlung oder Kostentragung durch Arbeitnehmer

Der Bundesfinanzhof hat in den zwei Urteilen vom 30.11.2016 entschieden, dass jede Zuzahlung und auch alle Formen der Kostentragung eines Arbeitnehmers den geldwerten Vorteil mindern, den dieser aufgrund einer Kraftfahrzeugüberlassung durch den Arbeitgeber zu versteuern hat. Hierbei ist die Ermittlung des geldwerten Vorteils, ob nach der 1,0 % Regelung oder der Fahrtenbuchmethode, nicht entscheidend.

Dies gilt allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer die von ihm getragenen Kosten durch Übergabe von Belegen an den Arbeitgeber zeitnah nachweist. Diese durch Belege nachgewiesenen Aufwendungen können dann von dem ermittelten geldwerten Vorteil abgezogen werden, sodass nur noch der Unterschiedsbetrag zur Besteuerung heranzuziehen ist.

Fazit – Handlungsempfehlungen

Bei Überlassung von Kraftfahrzeugen an Arbeitnehmer mit denen eine private Nutzung des Kraftfahrzeuges nicht ausgeschlossen wurde, empfehlen wir, soweit dies vereinbart ist oder tatsächlich durchgeführt wird sich von ihrem Arbeitnehmer jeweils die entsprechenden Kostenbelege übergeben zu lassen.

Diese sind dann bei der Berechnung des geldwerten Vorteils entsprechend zu kürzen.