Private Pkw-Nutzung – Elektronisches Fahrtenbuch

Ein ordnungsmäßiges Fahrtenbuch führt zu Steuerersparnissen!

Allgemeines

Unternehmer, die einen im Betriebsvermögen vorhandenen Pkw privat nutzen bzw. Arbeitnehmer, denen ein betrieblicher Pkw zur privaten Nutzung überlassen wurde, haben als Regulativ für diese Möglichkeit der außerbetrieblichen Nutzung ein Entgelt zu versteuern.

Dieses richtet sich grundsätzlich nach der sogenannten 1%-Listenpreismethode, die das Einkommensteuergesetz vorschreibt. Danach haben diese Personen monatlich 1% des Bruttolistenpreises des Pkw´s zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer als fiktive Einnahmen bei ihren Einkünften zu versteuern.

Hinzukommt gegebenenfalls noch die Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb bzw. Arbeitsstätte mit 0,03% des Listenpreises pro gefahrenen Kilometer.

Fahrtenbuchmethode

Abweichend von der gesetzlich vorgesehenen 1%-Methode kann der Steuerpflichtige die Privatnutzung nach den tatsächlichen Verhältnissen versteuern. Hierfür ist jedoch die Führung eines Fahrtenbuches vorgeschrieben.

Das Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss zwingend laufend geführt werden.

Dies gilt grundsätzlich auch dann, wenn der Steuerpflichtige im Privatvermögen einen oder mehrere weitere private Pkw besitzt.

Ein unterjähriger Wechsel von der Fahrtenbuchmethode zur 1%-Methode für einzelne Monate innerhalb eines Kalenderjahres ist nicht zulässig.

Mindestinhalt eines Fahrtenbuches

Die Mindestinhalte eines Fahrtenbuches sind sowohl durch die Verwaltung vorgegeben als auch inzwischen durch die höchstrichterliche Rechtsprechung weitgehend bestätigt worden.

Danach muss ein Fahrtenbuch mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt
  • Reiseziel
  • Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner
  • Reiseroute und Umwegfahrten

Die Rechtsprechung hat weiter ausgeführt, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben muss.

Lose Notizzettel können daher schon aus begrifflicher Hinsicht kein Fahrtenbuch sein.

Berufsspezifische Erleichterungen

Für bestimmte Berufsgruppen lässt die Verwaltung berufsspezifisch bedingte Erleichterungen zu. Dies gilt u.a. für Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Taxifahrer und Fahrlehrer.

Aufzeichnung nicht betrieblicher Fahrten

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben, ohne den Zweck der Privatfahrt nennen zu müssen. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Dabei ist ein Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeuges im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichen Gesamtkilometerstandes zu dokumentieren und umgekehrt.

Mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen

In ständiger höchstrichterlicher Rechtsprechung ist entschieden worden, dass bei mehreren Fahrzeugen im Betriebsvermögen für jedes einzelne Fahrzeug die 1%-Listenpreismethode anzuwenden ist. Dies gilt selbst dann, wenn ausgeschlossen ist, dass die Fahrzeuge durch Familienangehörige genutzt werden oder wenn sich im Privatvermögen gleichwertige Fahrzeuge befinden.

Den Steuerpflichtigen bleibt es allerdings vorbehalten, für alle Fahrzeuge Fahrtenbuch zu führen und somit die private Nutzung einzuschränken.

Pkw bei Kapitalgesellschaften

Bei Kapitalgesellschaften kann die private Pkw Nutzung in der Regel nur über den Arbeitslohn des gesetzlichen Vertreters besteuert werden. Ausnahmen sind allerdings dann denkbar, wenn der gesetzliche Vertreter trotz ausdrücklichem Ausschluss der privaten Nutzung in seinem Vertrag das Fahrzeug für private Zwecke nutzt. In diesem Fall ist es denkbar, dass statt geldwertem Vorteil und somit Arbeitslohn sogar eine verdeckte Gewinnausschüttung zugunsten des Gesellschafters (oder seiner Familienangehörigen) angenommen werden kann.

Mängel im Fahrtenbuch

Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuches und Anwendung der 1%-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind, so hat der BFH in einem Urteil aus 2008 entschieden.

Wird die Ordnungsmäßigkeit der Führung eines Fahrtenbuches von der Finanzverwaltung z.B. anlässlich einer Betriebsprüfung nicht anerkannt, ist der private Nutzungsanteil nach der 1%-Methode zu ermitteln.

Eine Aufteilung der privaten Nutzung aufgrund eines möglicherweise für einen bestimmten Zeitraum im Kalenderjahr ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches und für den Zeitraum in dem die Ordnungsmäßigkeit versagt wurde, ist nicht möglich.

Elektronisches Fahrtenbuch

Auch ein elektronisches Fahrtenbuch kann ordnungsgemäß sein.

Grundsätzlich gilt, dass ein mit PC geführtes Fahrtenbuch dann ordnungsgemäß ist, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden. Es wird in jedem Fall nicht anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen jederzeit möglich sind.

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Wer sich die Mühe macht ein Fahrtenbuch zu führen, sollte auf Ordnungsmäßigkeit achten, da ansonsten der erhebliche Zeitaufwand bei einer Betriebsprüfung durch Nichtanerkennung des Fahrtenbuches zunichte gemacht werden kann.