Klarstellungen zur ordnungsgemäßen Kassenführung – Kassennachschau

Aktuelle Verpflichtungen bei Verwendung elektronischer Registrierkassen

Aus aktuellem Anlass möchten wir nochmals auf diverse Verpflichtungen bei der Verwendung von elektronischen Registrierkassen hinweisen:

Neben der vollständigen Einzelaufzeichnung aller Umsätze hat auch eine Vielzahl weiterer Aufzeichnungen und Aufbewahrungen zu erfolgen:

a) die Tagesendsummenbons (Z-Bons) mit den Mindestbestandteilen:

–           Name und Anschrift des Unternehmers bzw. des Unternehmens

–           Datum und Uhrzeit des Abrufs

–           fortlaufender Nullstellungszähler (Z-Nummer)

–           Zahlungsart (z.B. bar, EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte)

–           Barentnahmen, Bareinlagen, Kassentransit

–           offen ausgewiesene Summe der Korrekturbuchungen (z.B. Managerstornos und Nach-stornobuchungen, Warenrücknahmen, Retouren)

–           nach Steuersätzen unterteilte Umsätze

–           Entgeltminderungen

–           Trainingsumsätze bzw. Trainingsspeicher

b) tatsächlich geführte Kellner- bzw. Bedienerberichte (täglich, für den Bediener der Registrierkasse) und Stundenberichte

c) Einzelbons für Korrekturbuchungen abgeschlossener Bons (z.B. für Managerstornos und Nachstornobuchungen, Warenrücknahmen, Retouren)

Die Kassendaten sowie die notwendigen Strukturinformationen müssen in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden. Das Einlesen der Daten muss ohne Installation zusätzlicher Software über IDEA und Smart X hinaus möglich sein.

Die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. Artikelpreisänderungen, Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- oder Trainingsspeicher usw.), wobei deren Vollständigkeit durch fortlaufende Nummerierung und das Datum des Abrufs belegt sein muss, ebenso alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung.

Des Weiteren beachten Sie bitte folgende Hinweise:

–           Prüfen Sie, ob in Ihrer Kasse die erforderlichen Einstellungen gem. der Aufzeichnungspflichten nach GOBD vorgenommen werden.

–           Sichern Sie Ihre Kassendaten in regelmäßigen Abständen auf einem externen Datenträger (USB-Stick, externe Festplatten, etc.)

–           Die Nutzung der elektronischen Kasse befreit Sie nicht von der Verpflichtung ein handschriftliches Kassenbuch zu führen.

Kassennachschau

Auf den 01.01.2018 vorgezogen wird die Einführung einer Kassennachschau. Ohne Vorankündigung können Finanzbeamte zu den üblichen Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu prüfen. Dazu gehört u.a. auch die Übermittlung der elektronischen Daten.

In der Regel wird dann auch ein Kassensturz durchgeführt, d.h. ob der Soll-Bestand aus dem Kassenbuch mit dem Ist-Bestand des tatsächlichen Bargeldes übereinstimmt. Eine mögliche Verfahrensweise für einen Kassensturz hat folgende Schritte:

–           Ermittlung des Geldbestandes durch Auszählung

–           Tagesabschluss (Z-Bon) oder Zwischenabschluss (X-Bon) durchführen

–           Hinzurechnung des Kassenanfangsbestands zum Betrag nach Z- oder X-Bon (Endbestand des Vortrags laut Kassenbuch)

–           Vergleich des tatsächlichen Geldbestandes laut Auszählung mit dem rechnerischen Bestand

–           Klärung der Kassendifferenzen

Kleinere Kassendifferenzen sind dabei normal. Auch größere Abweichungen haben häufig eine erklärbare Ursache und sind nicht grundsätzlich auf eine Manipulation zurückzuführen. Allerdings sollten die Ursachen auch tatsächlich erklärt werden können.

Sollten in dieser Angelegenheit Rückfragen bestehen, bitten wir diese telefonisch zu klären.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bereits Anfang Januar mit einer entsprechenden Kassennachschau gerechnet werden kann.